User Adoption in Projekten

Mit aktiver User Adoption höhere Akzeptanz für neue Technologien erzielen


Das Thema “User Adoption”, also die Anerkennung und langfristige Verwendung von IT-Implementierungen, liegt vielen Unternehmen mittlerweile am Herzen. Dabei sollte jedem Projekt Manager von IT-Lösungen klar sein, dass eine rein technische Einführung nicht zum Erfolg führt. Faktoren, wie etwa die Involvierung der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess, die größtmögliche Transparenz bei der Einführung und ein rechtzeitig angebotenes Schulungsmedium spielen eine entscheidende Rolle bei der Akzeptanz vonseiten der User.


Leider sieht die Praxis jedoch meist anders aus: Mitarbeitern werden bei der Implementierung einer neuen Technologie häufig vor vollendete Tatsachen gestellt. Sie stehen dann vor der Herausforderung, ihre Arbeitsprozesse innerhalb kürzester Zeit umstellen zu müssen – ohne dass die Produktivität darunter leiden darf. Dass diese Vorgehensweise bei Usern auf Unmut trifft und eine positive Integration der Anwendung in die bestehende Struktur somit nicht ermöglicht wird, liegt klar auf der Hand. Um solche Änderungen sowohl für das Unternehmen als auch die Mitarbeiter einfach, schneller und kosteneffizienter zu gestalten, setzt Microsoft mittlerweile auf das Thema “User Adoption”.


User Adoption in Kundenprojekten
User Adoption in Kundenprojekten


“User Adoption” ist nicht ausschließlich Aufgabe der IT-Abteilung, sondern erfordert die Unterstützung diverser Parteien und deren Skills. Fachabteilungen, Prozessverantwortliche, Change Manager, Organisationsentwickler und auch Workplace-, sowie Kommunikationsexperten müssen zusammen an einer Implementierungsstrategie arbeiten. Dadurch schließt sich der Gap zwischen Unternehmensvision und Mitarbeitererlebnis. Zudem erforderlich sind Leadership Skills, mit denen Mitarbeiter über die zukünftige Vorgehensweise informiert und abgeholt werden. Das ist der sogenannte X-Faktor, der das Vertrauen in die Fähigkeiten und Entscheidung des Projektteams sicherstellt.


Microsoft nennt fünf Handlungsanleitungen für eine erfolgreiche User Adoption:


1. Definieren Sie eine Vision

Wie unterstützt die Technologie die Unternehmensvision?


2. Einholen von Leadership Support

Überzeuge Führungskräfte von der Umstellung und verwende sie als Multiplikatoren.


3. Schaffe Bewusstsein

Informiere Anwender über mehrere Kanäle (Mail, Mitarbeiterportal, Videos, Poster, …) und schaffe so Bewusstsein für die Implementierung und Technologie.


4. Schule Endanwender

Erfolgreiche Organisationen bieten mehrere Schulungsformate für ihre Mitarbeiter an.


5. Bleibe mit Stakeholdern und Endanwendern im Kontakt

Implementiere digitale und analoge Feedbackschleifen, sowie kontinuierliche Verbesserungen.


Die Vorteile von aktiv betriebener “User Adoption” sind vielfältig. Anwender werden von Beginn an eingebunden und können Ihre Sorgen und Wünsche direkt einbringen. Gleichzeitig werden Netzwerke von Stakeholdern oder internen “Influencern” (technisch versierten und sozial gut vernetzten Anwender) genutzt, um eine höhere Akzeptanz der Projekte zu schaffen. Vor allem abteilungsübergreifende Meetings in lockerer Atmosphäre (und ohne Hierarchie) sind hier besonders hilfreich.


Gut geschulte User Adoption Leads involvieren ausgewählte Mitarbeiter verschiedenster Abteilungen frühzeitig und vermitteln die Vision der Geschäftsleitung von modernen IT-gestützten Prozessen an die Anwender. Gelebte und aktive „User Adoption“ unterstützt den Projekterfolg maßgeblich.


Autor: Alexandro Lahmann, ehem. Mitarbeiter Projekt- und Change Management


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