User Adoption in Projekten

Mit aktiver User Adoption zur erfolgreichen Nutzung neuer Technologien


Das Thema “User Adoption”, also die Anerkennung und langfristige Verwendung von IT-Implementierungen liegt aktuell sehr stark im Fokus von großen Unternehmen. Mittlerweile sollte es einem jeden Projekt Manager von IT-Lösungen klar sein, dass eine rein technische Einführung nicht zum Erfolg führt. Faktoren wie die Involvierung der Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess, die größtmögliche Transparenz bei der Einführung und ein rechtzeitig angebotenes Schulungsmedium sind nur einige Beispiele dafür.


In der Praxis werden meist bereits eingeführte Technologien, maximal mit einem dazugehörigen User Manual, den Mitarbeitern präsentiert. Diese stehen dann vor der Herausforderung ihre Arbeitsprozesse innerhalb kürzester Zeit umzustellen und trotzdem eine gleichbleibende Produktivität zu gewährleisten. Dass dies bei den Personen auf Unmut trifft und somit die Integration der Anwendung in die bestehende Struktur nicht erfolgreich ist, ist vorherzusehen. Um solche Änderungen sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter einfach, schneller und kosteneffizienter zu gestalten, setzt man bei Microsoft mittlerweile auf das Themengebiet “User Adoption”.


User Adoption in Kundenprojekten


Doch “User Adoption” ist nicht ausschließlich Aufgabe der IT-Abteilung, sondern benötigt die Unterstützung mehrerer Parteien und deren Skills. Fachabteilungen, Prozessverantwortliche, Change Manager, Organisationsentwickler und auch Workplace-, sowie Kommunikationsexperten müssen zusammen eine Strategie für die Implementierung entwickeln. Zusammen wird damit der Gap zwischen der Unternehmensvision und dem Mitarbeitererlebnis geschlossen. Dazu gehören auch Leadership Skills, mit denen die Mitarbeiter über die zukünftige Vorgehensweise informiert und abgeholt werden. Das ist der sogenannte X Faktor, mithilfe dessen die Mitarbeiter das Vertrauen in die Fähigkeiten und die Entscheidung des Projektteams legt.


Microsoft nennt fünf Handlungsschritte, die erfolgreiche Kunden für die Adoption verwenden:


1. Definieren Sie eine Vision

Wie hilft die Technologie der Unternehmensvision?


2. Einholen von Leadership Support

Überzeuge Führungskräfte von der Umstellung und verwende sie als Multiplikatoren


3. Schaffe ein Bewusstsein

Informiere die Anwender über mehrere Kanäle (Mail, Mitarbeiterportal, Videos, Poster, …)


4. Schule die Endanwender

Erfolgreiche Organisationen bieten mehrere Schulungsformate für ihre Mitarbeiter an


5. Bleibe mit Stakeholdern und Endanwendern im Kontakt

Digitale und analoge Feedbackschleifen, sowie kontinuierliche Verbesserungen


Die Vorteile von aktiv betriebener “User Adoption” sind vielfältig. Anwender werden direkt zu Beginn einbezogen und können Ihre Sorgen und Wünsche direkt einbringen. Gleichzeitig werden die Netzwerke von Stakeholdern oder internen “Influenzern” - technisch versierte und sozial gut vernetzte Anwender genutzt, um für eine höhere Akzeptanz der Projekte innerhalb der Anwender zu schaffen. Besonders abteilungsübergreifende Meetings in lockerer Atmosphäre ohne Hierarchie sind hier besonders hilfreich.


Gut geschulte User Adoption Leads sollten ausgewählte Mitarbeiter verschiedenster Abteilungen frühzeitig involvieren und die Vision der Geschäftsleitung von modernen IT-Gestützten Prozessen an die Anwender vermitteln. Gelebte und aktive „User Adoption“ unterstützt den Projekterfolg maßgeblich.


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