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Dateifreigaben in Teams Chats via OneDrive





OneDrive ist ein persönlicher Cloudspeicher in Microsoft 365, der jedem User zur Verfügung steht. Hier können Dateien lokal abgelegt werden, welche dann über den OneDrive Client in die Cloud synchronisiert werden. So können einzelne Dateien oder auch ganze Order mit anderen Usern aus der Organisation bzw. mit externen Personen geteilt werden. Welche Vor- bzw. Nachteile die Dateifreigabe in Teams Chats via OneDrive hat, erfahren Sie hier.



OneDrive in Microsoft Teams

OneDrive ist ein Hintergrunddienst im Teams Client, in dem das Teilen von Dateien 1:1 oder 1:n Chats (sofern nicht nur in einem Kanal geteilt wird) stattfindet. Der persönliche OneDrive Ordner eines Users wird in SharePoint Online verwaltet, wobei sich die URL für den Zugriff aus Firmen- und Username generiert. Die URL kann zum Beispiel so lauten: https:// contoso-my.sharepoint.com/personal/user_name_contoso_com/Documents/



Wird eine Datei im Teams Chat geteilt, wird sie im Gegensatz zu älteren UC-Systemen nicht mehr an die empfangenden User übertragen, sondern als Kopie im OneDrive Ordner „Teams Chat Dateien“ abgelegt. Alle zum diesem Zeitpunkt im Chat befindlichen User bekommen dann eine Freigabe mit der sie auf die Dateien zugreifen können. Dadurch wirkt man Versionskonflikten vor und vermeidet einen parallelen Upload an mehrere User.


Möchten neue Teilnehmer zu einem späteren Zeitpunkt auf Dateien in der Chathistorie zugreifen, muss diesen eine manuelle Freigabe erteilt werden. Da die Dateifreigabe im Teams Chat zeitlich nicht begrenzt ist, sollten sämtliche Freigaben von Zeit zu Zeit überprüft und ggf. manuell entfernt werden.



Welche Nachteile habei Dateifreigaben via OneDrive?

Da alle geteilten Dateien im OneDrive eines Users gespeichert werden, werden sie im Falle eines Ausscheidens aus dem Unternehmen und gleichzeitiger Löschung des Accounts unwiederbringlich gelöscht. Das führt dazu, dass die anderen Chatteilnehmer nicht mehr auf diese Dateien zugreifen können. Im Rahmen des Löschprozesses besteht jedoch die Möglichkeit, einem Vorgesetzten 30, 60 oder 90 Tage lang Zugriff auf den OneDrive Ordner des ausscheidenden Mitarbeiters zu erteilen. Dadurch hat man Zeit, alle Dateien zu sichern. Generell empfiehlt sich, wichtige Dateien zentral in SharePoint abzulegen und dort zu teilen. Hierzu sollten klare Regeln und Richtlinien innerhalb des Unternehmens kommuniziert werden.



Fazit

Das spontane Teilen von Dateien 1:1 in Teams bzw. in Gruppenchats außerhalb von Teams Kanälen geht zwar schnell und einfach, kann aber langfristig zu Komplikationen führen, da die Datei nur im OneDrive des jeweiligen Autors liegt. Daher sollte die langfristige Speicherung lieber in einem Teams Kanal (z.B. SharePoint) erfolgen.



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