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Mit SharePoint Online durchstarten: Smarte Rollen, clevere Sharing Permissions und optimale Restricted Search



SharePoint Online

Microsoft SharePoint Online ist eine Cloud-basierte Plattform, die es ermöglicht, Dateien, Websites, Apps und Informationen mit dem Team zu teilen und zu verwalten. Mit SharePoint Online können Produktivität, Sicherheit und Effizienz der Arbeit verbessert werden, einfach indem die passenden Einstellungen für die jeweiligen Anforderungen ausgewählt werden. In diesem Blogartikel stellen wir drei Features von SharePoint Online vor, die man kennen sollte: Rollen, Sharing Permissions, und Restricted SharePoint Search



Rollen

Rollen sind eine Möglichkeit, die Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten von verschiedenen Nutzern in SharePoint Online zu definieren. Mit Rollen lassen sich Inhalte für einzelne Personen, Gruppen oder ganze Organisationen organisieren. Rollen bestimmen, was Nutzer in SharePoint Online sehen, bearbeiten, erstellen oder löschen können. Es gibt verschiedene Rollen, die in SharePoint Online verwendet werden können, zum Beispiel:


  • Site Owner: Der Site Owner ist der Administrator einer SharePoint-Website. Er kann die Website erstellen, gestalten, verwalten und löschen. Er kann auch andere Nutzer zu Site Owners, Site Members oder Site Visitors ernennen.

  • Site Member: Der Site Member ist ein Nutzer, der Inhalte auf einer SharePoint-Website hinzufügen, bearbeiten oder löschen kann. Er kann auch Dateien hochladen, herunterladen oder teilen.

  • Site Visitor: Der Site Visitor ist ein Nutzer, der Inhalte auf einer SharePoint-Website nur lesen oder herunterladen kann. Er kann keine Änderungen an der Website oder den Dateien vornehmen.

  • External User: Der External User ist ein Nutzer, der von einem Site Owner oder einem Site Member zu einer SharePoint-Website eingeladen wurde, aber nicht zu deiner Organisation gehört. Er kann nur die Inhalte sehen oder bearbeiten, die für ihn freigegeben wurden.

Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen den Rollen:

Rolle

Website erstellen

Website gestalten

Website verwalten

Website löschen

Inhalte hinzufügen

Inhalte bearbeiten

Inhalte löschen

Inhalte lesen

Inhalte teilen

Site Owner

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Site Member

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Ja

Ja

Ja

Ja

Site Visitor

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Ja

Nein

External User

Nein

Nein

Nein

Nein

Nein

Abhängig von der Freigabe

Abhängig von der Freigabe

Abhängig von der Freigabe

Nein


Die Rollen für eine SharePoint-Website können jederzeit angepasst werden, indem die Nutzer- und Berechtigungseinstellungen geändert werden. Es ist auch möglich, eigene Rollen zu erstellen, die spezifische Zugriffsrechte haben, wenn mehr Flexibilität benötigt wird.



Sharing Permissions

Sharing Permissions

Sharing Permissions sind eine weitere Möglichkeit, die Zugriffsrechte und die Sichtbarkeit von Inhalten in SharePoint Online zu steuern. Sharing Permissions können für einzelne Dateien, Ordner oder Websites vergeben werden, je nachdem, wie die Inhalte geteilt werden sollen. Sharing Permissions bestimmen, wer die Inhalte sehen, bearbeiten oder weitergeben kann. Es gibt verschiedene Sharing Permissions, die in SharePoint Online verwendet werden können, zum Beispiel:


  • Anyone: Diese Permission erlaubt es, Inhalte mit jedem zu teilen, der den Link hat, auch mit Personen außerhalb der Organisation. Es kann ein Ablaufdatum oder ein Passwort für den Link festgelegt werden, um die Sicherheit zu erhöhen.

  • People in your organization: Diese Permission erlaubt es, Inhalte mit allen Nutzern in der Organisation zu teilen, die den Link haben. Es kann auch ausgewählt werden, ob die Nutzer die Inhalte nur lesen oder auch bearbeiten können.

  • Specific people: Diese Permission erlaubt es, Inhalte mit bestimmten Nutzern zu teilen, die per E-Mail eingeladen werden. Es kann auch ausgewählt werden, ob die Nutzer die Inhalte nur lesen oder auch bearbeiten können.

Die Sharing Permissions für die SharePoint-Inhalte können jederzeit angepasst werden, indem die Freigabeeinstellungen geändert werden. Es können auch die Sharing Policies für die Organisation festgelegt werden, um die Optionen für das Teilen von Inhalten zu beschränken oder zu erweitern.



External Sharing Settings


SharePoint Online sharing options

External Sharing Settings sind eine Möglichkeit, die Freigabeoptionen für SharePoint-Inhalte mit externen Nutzern zu steuern. Die External Sharing Settings können für einzelne Websites oder globalfür die gesamte Organisation festgelegt werden, je nachdem, wie die Inhalte geschützt werden sollen. Die External Sharing Settings bestimmen, ob und wie die Inhalte mit externen Nutzern geteilt werden können. Es gibt verschiedene External Sharing Settings, die in SharePoint Online verwendet werden können, zum Beispiel:


  • Off: Diese Einstellung deaktiviert die Freigabe mit externen Nutzern komplett. Es können keine Inhalte mit externen Nutzern geteilt werden, auch nicht mit denen, die bereits eingeladen wurden.

  • Existing guests: Diese Einstellung erlaubt die Freigabe mit externen Nutzern, die bereits zu einer SharePoint-Website eingeladen wurden. Es können keine neuen externen Nutzer eingeladen werden.

  • New and existing guests: Diese Einstellung erlaubt die Freigabe mit allen externen Nutzern, die per E-Mail eingeladen werden. Die Freigabeoptionen für die einzelnen Inhalte können angepasst werden.

  • Anyone: Diese Einstellung erlaubt die Freigabe mit allen externen Nutzern, die den Link zu den Inhalten haben. Die Freigabeoptionen für die einzelnen Inhalte können angepasst werden.

Die External Sharing Settings für die SharePoint-Inhalte können jederzeit angepasst werden, indem die Organisations- oder Websiteeinstellungen geändert werden. Es können auch die External Sharing Policies für die Organisation festgelegt werden, um die Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.



Best Practices für Copilot

Für die optimale Nutzung von Copilot sind einige Best Practices für SharePoint zu beachten. Diese sind:


  • Die Freigabeeinstellungen auf Site-Ebene zu überprüfen und sicherzustellen, dass nicht versehentlich "Alle außer externen Benutzern" ausgewählt wird, wenn Inhalte freigegeben werden. Dies kann dazu führen, dass Copilot auf vertrauliche Informationen zugreift, die nicht für alle Mitarbeiter bestimmt sind.

  • Inaktive Sites zu identifizieren und den Zugriff einzuschränken oder sie zu löschen. Dies hilft, Speicherplatz zu sparen und die Suche zu beschleunigen. Außerdem wird vermieden, dass Copilot veraltete oder irrelevante Inhalte anzeigt.

  • Möglicherweise übermäßig freigegebene Inhalte zu identifizieren mit Hilfe von Berichten im SharePoint Admin Center. Diese Berichte zeigen an, welche Sites und Dateien die meisten Zugriffsanfragen erhalten und welche Benutzergruppen darauf zugreifen können.

  • Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, um das Überfreigeben zu beheben, indem die Zugriffsrechte angepasst oder eingeschränkte Zugriffsrichtlinien angewendet werden. Zum Beispiel kann die Anzahl der Personen oder Gruppen reduziert werden, die auf eine Site oder eine Datei zugreifen können, oder der Zugriff kann auf bestimmte Standorte oder Geräte beschränkt werden.

  • Eingeschränkte Zugriffsrichtlinien zu setzen und Dateidownloads zu blockieren für geschäftskritische Sites. Dies verhindert, dass Copilot oder andere Benutzer sensible Informationen herunterladen oder weitergeben können, die nur online angezeigt werden sollen.

Diese Schritte helfen, die Privatsphäre und Sicherheit der SharePoint-Inhalte zu schützen und die Genauigkeit und Relevanz der Antworten von Copilot zu erhöhen.



Restricted SharePoint Search

Restricted SharePoint Search ist eine Einstellung, die es globalen und SharePoint-Administratoren ermöglicht, eine Liste von SharePoint-Sites zu erstellen und zu verwalten, die für die organisationsweite Suche und die Copilot-Erlebnisse freigegeben werden sollen. Die organisationsweite Suche ermöglicht es, schnell und einfach relevante Informationen aus verschiedenen Quellen innerhalb der Organisation zu finden. Die Copilot-Erlebnisse helfen, intelligente und personalisierte Vorschläge für Inhalte, Aktionen und Personen zu erhalten, die auf den Arbeitsgewohnheiten und Präferenzen basieren. Um diese Funktionen zu nutzen, muss jedoch sichergestellt werden, dass die SharePoint-Sites, die in die Suche und die Copilot-Erlebnisse einbezogen werden, die richtigen Berechtigungen und Datenverwaltungspolitiken haben, um die Sicherheit und den Datenschutz der Inhalte zu gewährleisten.


Die Liste der SharePoint-Sites, die für die organisationsweite Suche und die Copilot-Erlebnisse freigegeben werden sollen, wird als "erlaubte Liste" bezeichnet. Die erlaubte Liste kann jederzeit über das Microsoft 365 Admin Center oder die SharePoint PowerShell verwaltet werden. Wenn die Einstellung für die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert wird, können nur die Sites, die in die erlaubte Liste aufgenommen wurden, an der organisationsweiten Suche und den Copilot-Erlebnissen teilnehmen. Alle anderen Sites werden ausgeschlossen. Wenn die Einstellung für die eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert wird, können alle Sites, auf die Zugriff besteht, an der organisationsweiten Suche und den Copilot-Erlebnissen teilnehmen. Standardmäßig ist die Einstellung für die eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert und die erlaubte Liste ist leer. Diese Funktion ist derzeit als öffentliche Vorschau für Kunden verfügbar, die über Microsoft 365- und Copilot-Lizenzen verfügen.


Mit Restricted SharePoint Search können die Vorteile der organisationsweiten Suche und der Copilot-Erlebnisse genutzt werden, ohne sich um die Sicherheit und den Datenschutz der SharePoint-Inhalte sorgen zu müssen. Es besteht die volle Kontrolle darüber, welche Sites für diese Funktionen freigegeben werden sollen, und die erlaubte Liste kann jederzeit angepasst werden. Außerdem können die Benutzer, unabhängig davon, ob die eingeschränkte SharePoint-Suche aktiviert ist, weiterhin mit Dateien und Inhalten interagieren, die sie besitzen oder auf die sie zuvor in Copilot zugegriffen haben. Copilot respektiert also die Privatsphäre und die Sicherheit der SharePoint-Inhalte genauso wie Restricted Search. Aber Achtung: Es können maximal 100 Sites in die erlaubte Liste aufgenommen werden. Wenn mehr Sites freigegeben werden sollen, muss die eingeschränkte SharePoint-Suche deaktiviert oder einige Sites aus der erlaubten Liste entfernt werden.


Restricted SharePoint S

Der Index für Suche und Copilot wird für jeden User individuell errechnet, basierend auf den globalen und individuellen Zugriffsrechten. Mit RSS kommt eine weitere Filterebene hinzu, die eine Globale „erlaubte Liste“ beinhaltet.



Jetzt die Produktivität durch gezielte Nutzung von SharePoint Online steigern

Microsoft SharePoint Online ist eine leistungsstarke Plattform, die viele Möglichkeiten bietet, die Zusammenarbeit in einem Team zu optimieren. Mit den Features von Rollen, Sharing Permissions, External Sharing Settings und Restricted Search können Inhalte effektiv verwaltet, geteilt und geschützt werden. SharePoint Online kann an individuelle Bedürfnisse angepasst werden, indem die passenden Einstellungen und Optionen gewählt werden.


Sie möchten mehr über SharePoint Online erfahren? Die in2success GmbH zeigt Ihnen gerne die besten Möglichkeiten, die speziell für Ihre Organisation geeignet sind und stehen Ihnen mit einer individuellen Beratung zur Verfügung.

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