Wie technische Lösungen bei wissensbezogenen Herausforderungen helfen können
Es gibt eine Vielzahl von technischen Wissensmanagement-Lösungen – die Frage ist nur, was man aus ihnen macht. Frei nach dem Prinzip "Arbeiten = Lernen" und "Lernen = Arbeiten" sollten wissensbezogene Aktivitäten (wie z.B. das Finden und Nutzen des vorhandenen Wissens sowie das Sammeln und Verteilen des neu entstandenen Wissens) in die IT-Systeme und Kern-Geschäftsprozesse einer Organisation integriert werden. Wie in den vorherigen Blogbeiträgen bereits dargestellt, sollte Wissensmanagement nicht zu etwas verkommen, das man bei Gelegenheit macht oder im Zweifel eben gar nicht, weil keine Zeit mehr dafür bleibt (siehe Blogartikel 3), sondern ein zentraler Bestandteil täglicher Arbeit sein. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, welche technischen Anwendungen bei wissensbezogenen Herausforderungen helfen und wie die Wissensaspekte “Arbeiten - Wissen – Lernen" in einer Plattform vereint werden können.
Was bieten Kollaborationsplattformen?
Zwei der bekanntesten Kollaborationsplattformen sind Microsoft Teams und Slack. Sie bündeln viele Funktionen in einer Plattform und bieten dadurch einfache Anbindungsmöglichkeiten (Konnektoren) für spezialisierte Third-Party-Lösungen, in der Anwender ihre gewohnte Arbeitsumgebung kaum verlassen müssen, um Aufgaben zu erledigen. Konkret zählen folgende Funktionalitäten zum Kreis dieser WM- und Kollaborations-Lösungen:
Content-Verwaltung von Dokumenten und Medien (Video, Audio, Bilder)
Kollaboration (Austausch): o Synchron in Form von Instant Messaging (Chat), Audio- und Video-Konferenzen o Asynchron in Diskussionsforen oder der Community
Informations- und Kommunikationsfunktion im Enterprise Social Network (ESN)
Zusammenarbeit & Co-Creation mit Hilfe von Whiteboards, Mindmaps und Live-Bearbeitung von Dokumenten
Wikis
Blogs
Projektmanagement-Tools (Aufgaben, Tasks, Kalender)
Kritiker könnten einwenden, dass diese Technologien und Funktionen im Prinzip schon seit Jahrzehnten bekannt sind. Das stimmt auch, aber: Entscheidend ist, was man mit bzw. aus ihnen macht und ob sie richtig genutzt werden. Ich persönlich etwa habe Wikis lange Zeit als uninteressant abgestempelt – bis ich eines besseres belehrt wurde: Gerhard Müller, Gründer und Managing Partner von TNG Consulting, zeigte beim Wissensmanagement-Meetup 2020 wie man mit Wikis ein gesamtes Unternehmen (Meetings planen, Protokolle führen, Aufgaben zuordnen, Pläne abstimmen u.v.m.) organisieren und steuern kann. Im Confluence-Wiki sind per E-Mail versendete Anhänge, Shared Devices oder sonstige lokale Datenträger obsolet.
"Wie man heutzutage Wissensarbeit machen oder ein Unternehmen OHNE ein Wiki organisieren soll, ist mir schleierhaft – ich kann’s nicht!“
(Gerhard Müller, Gründer und Managing Partner, TNG Consulting)
Gibt es die "richtige" Technologie?
Auf der Suche nach WM-Lösungen kommt schnell die Frage nach der "richtigen" Technologie auf. Wenn die angebotenen Suiten oder Plattformen aber mit einem Bundle an Basis-Technologien alle relevanten Funktionalitäten abdecken, wird der technokratischen Ansatz, das "beste" Produkt über Feature-Listen oder Scoring-Modelle ermitteln zu wollen, wenig Klarheit bringen. Denn die meisten Funktionen gängiger Feature-Listen werden sowieso von allen Lösungen abgedeckt. Solche sozio-technischen Systeme sollten doch eher anhand der unterschiedlichen Präferenzen, Vorkenntnissen oder Arbeitsweisen der verschiedenen Nutzer ausgewählt werden. Wer Nutzern eine beliebige Kollaborationsplattform mit einem Bauchladen an Funktionen serviert und sie mit den Worten "Nehmt Euch, was Ihr braucht" abspeist, muss vor allem mit einem rechnen: Überforderten Nutzern, einer Verlängerung des Eingewöhnungsprozesses und einer niedrigen Akzeptanz.
Deshalb ist es wesentlich, die Wahl der Technologie nicht von der Software-Lösung, sondern den Bedürfnissen der Anwender abhängig zu machen. Befragen Sie daher Ihre Mitarbeitenden, wo der Schuh am meisten drückt, wo Informationsfluss und Wissensaustausch durch die bestehenden Systeme nicht optimal unterstützt werden und wo Veränderungen einen spürbaren Mehrwert bringen könnten. Eine Hilfestellung dazu kann die Gliederung von Jörg Dirbach bieten, der beim Wissensmanagement grundsätzlich zwischen
strukturierten und unstrukturierten Inhalten und
Information und Zusammenarbeit
unterscheidet. Daraus ergeben sich 4 Grundtypen für WM-Systeme, die besser (oder weniger gut) zu bestimmten Typen der Wissensarbeit passen.
Quelle: Jörg Dirbach, Wissensarbeiter-Blog
Technologie als Enabler
Wichtig ist an dieser Stelle zu betonen, dass Technologie als Werkzeug, d.h. als Enabler, eine bessere Zusammenarbeit ermöglichen kann, aber: Sie allein reicht nicht aus, um Wissensmanagement erfolgreich zu gestalten. Entscheidend ist, wie die technischen Lösungen von den Nutzern eingesetzt werden. Ein Mehrwert entsteht, wenn das Mindset und die Unternehmenskultur auf Zusammenarbeit ausgerichtet ist und Menschen miteinander arbeiten und lernen wollen (siehe Blogbeitrag 2). Dann wird Technologie zum Turbo-Booster, der Dinge beschleunigt und vorantreibt.
in2success kann Sie bei der Wahl der richtigen Technologie für Ihr Unternehmen unterstützen, indem wir die richtigen Fragen stellen und gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden die passenden Antworten darauf finden. Wir priorisieren die wichtigsten Use Cases und ermöglichen den Nutzern dadurch schnell den Mehrwert dieser Lösung zu sehen, was wiederum die Akzeptanz erhöht.
Informationsüberfluss und Finden von Wissen
Die Aussage "Wenn Siemens wüsste, was Siemens alles weiß..." wird u.a. Heinrich von Pierer zugeschrieben, trifft aber bestimmt auf eine Vielzahl von Unternehmen zu. Dahinter steckt ein wichtiges Nutzer-Bedürfnis bei dem mit Hilfe einer umfassenden und zuverlässigen Enterprise-Such-Funktion alle verfügbaren Wissensquellen abgedeckt werden, die dem Einzelnen ermöglichen, seine Aufgaben effektiv zu erledigen. Somit kann mit einer effektiven Such-Funktion viel Zeit gespart werden, da man sieht, welches Wissen in der Organisation vorhanden ist. Kuratierte Inhalte auf Themenseiten geben zusätzlich einen guten Überblick über relevante und themenverwandte Inhalte (siehe Blogbeitrag 3).
Microsoft Viva: Wie künstliche Intelligenz WM unterstützen kann
Vor kurzem präsentierte Microsoft die Employee Experience Platform (EXP) Microsoft Viva, die die Bereiche Kommunikation, Wissen, Lernen und Insights (Einblicke in Arbeits- und Verhaltensmuster) vereint. Neu ist, dass “Viva Topics” Wissensmanager mit Hilfe von künstlicher Intelligenz beim Kuratieren von Inhalten in Form einer "Augmented Curation" unterstützt. Wer hier aber eine "1-Click-und-KI-macht-alles-für-mich"-Lösung erwartet, wird vermutlich enttäuscht sein. Die Vorarbeit obliegt weiterhin den Wissensarbeitern, die zunächst relevante Themenbereiche definieren, zugehörige Themenseiten anlegen und sie mit relevanten Inhalten füllen. Erst dann kommt KI ins Spiel: Festgelegte Datenbestände werden durchsucht bevor Artefakte und Experten vorgeschlagen werden, die zu den Wissensthemen der Organisation passen. Am Ende überprüfen Wissensmanager alle Vorschläge und können sie entweder bestätigen oder ablehnen. So lernt die KI und kann mit der Zeit immer passgenauere Vorschläge liefern.
Summa summarum: Lösungen für die Wissensarbeit
Wie bereits erwähnt fungiert Technologie als Enabler und ist als Plattform zunächst einmal nur ein Werkzeug. Der Faktor Mensch entscheidet schlussendlich, was auf ihr gemacht wird. Künstliche Intelligenz hat für das Wissensmanagement ein großes Potential und kann unterstützend eingesetzt werden. Aber auch hier werden wieder Menschen benötigt, die relevante Inhalte auswählen und der KI das Lernen zu ermöglichen. Werden hingegen durch die intelligente Datenanalyse bisher unbekannte Zusammenhänge aufgezeigt, sind auch wieder wir Menschen gefragt: Was machen wir mit der neuen Erkenntnis, welche Schlüsse ziehen wir aus ihr? Microsoft Viva kann ein spannendes Tool sein, das Mensch & Technik verbindet und “New Work” neu definiert.
Prinzipiell glauben wir, dass sich die Rolle des Wissensmanagers in der Zukunft durch intelligente technologische Unterstützung wandeln wird. Administrative Tätigkeiten werden dank KI-Unterstützung zurückgehen und strategische Aktivitäten, wie WM-Governance, Topic Lifecycle Management oder die Betreuung von Experten-Netzwerken an Bedeutung gewinnen. Zudem wird die Change-Kompetenz von Wissensmanagern noch wichtiger werden. Während sie sich selbst mitten in einem Transformationsprozess der Digitalisierung befinden, dürfen sie zeitgleich andere Mitarbeitende auf ihrer Lernreise in die " Arbeit der Zukunft " begleiten. Wahrscheinlich war es nie spannender als gerade jetzt, Wissensmanagement aktiv zu gestalten 😉
Über Rainer Bartl
Rainer Bartl unterstützt in2success in den Bereichen Change Management & Adoption. In den letzten drei Jahrzehnten sammelte er umfangreiche Erfahrungen im Bereich Wissensmanagement und war zuletzt als selbständiger Wissensmanagement-Berater und Coach tätig.