Weshalb Wissensmanagement strategisch notwendig ist
Hat es doch immer noch ein etwas angestaubtes Image, ist Wissensmanagement heutzutage tatsächlich einer der wichtigsten Wettbewerbsfaktoren, die für die Zukunftsfähigkeit eines Unternehmens ausschlaggebend sind. Es darf daher nicht als Nice-to-have abgetan oder als kostenintensives Projekt dargestellt, sondern sollte zur Chefsache erklärt werden. Weshalb Sie das Thema also auf Ihrer Business-Agenda weit oben ansetzen sollten und wie Unternehmen bzw. Mitarbeitende davon profitieren, erklären wir hier im ersten Beitrag unserer Blogreihe „Wissensmanagement“ im Folgenden.
Neben diversen Wettbewerbsvorteilen, wie z.B. einer effizienteren, flexibleren sowie innovativen Organisation profitieren Sie und Ihre Mitarbeitenden beispielsweise vom gegenseitigen Austausch und können so schneller voneinander lernen. Das kann einen großen Motivationsschub bei den Einzelnen auslösen. Weitere Vorteile sind:
Effizientere Zusammenarbeit durch eine gemeinsame Datenbasis/Kollaborationsplattform
Einfachere Organisation der Zusammenarbeit in internen/externen Netzwerken
Optimierung von internen Prozessen (und dadurch Zeit- und Kostenersparnis sowie Vermeidung von Doppelarbeiten)
Einfachere Teamsteuerung durch verbessertes Projektmanagement, denn Fehler aus der Vergangenheit werden nicht erneut gemacht
Optimierung der Kommunikation durch Nutzung einer zentralen Plattform
Schnelleres Lernen durch Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch
Dank Vorbildfunktion der Führungskraft zum Erfolg
Aus Organisationsperspektive ist die Gestaltung wissensfreundlicher Strukturen und die Schaffung von Freiräumen für Dialog und Austausch in erster Linie eine Führungsaufgabe. Führungskräfte können in ihrer Vorbildfunktion ein gewünschtes Verhalten vorleben und so einen Wandel herbeiführen, der eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht. Mit der Implementierung des Wissensmanagements steigt aber nicht nur die betriebliche Produktivität, sondern auch die persönliche. Wissensgeber müssen nicht mehr ständig dieselben Fragen beantworten, weil das Team Zugriff auf benötigte Informationen hat. Dadurch reduzieren sich nicht nur Suchzeiten, sondern auch der Informationsüberfluss. Durch die Vernetzung geben Wissensgeber ihr Know-how weiter und bauen dadurch neue Experten auf. Konkret bietet gelebtes Wissensmanagement folgende Vorteile:
Innovationsschub: Entwicklung neuer Perspektiven & Ideen durch Verknüpfung von unterschiedlichem Wissen
Risiko-Management: Sicherung des unternehmenskritischen Wissens gegen Verlust
What’s in it for me?
Wenn Sie auch Ihre Mitarbeitenden vom Wissensmanagement begeistern wollen, sollte der Fokus auf den individuellen Vorteilen für die Einzelperson liegen. Mit einer Argumentation, die lediglich das Wohl des Unternehmens im Auge hat, werden Sie leider nur wenige „Überzeugungstäter“ gewinnen. Das persönliche Abwägen zwischen Aufwand und Nutzen steht bei jedem Individuum im Vordergrund. Denn Wissensmanagement ist im Kern eine Change-Initiative, die eine nachhaltige Kultur- und Verhaltensänderung aller Beteiligten zum Ziel hat. Und genau dieser Wandel muss wieder vom Management initiiert und vorgelebt werden. Ich persönlich vertrete die Ansicht, dass Menschen für Veränderungen bereit sind – vorausgesetzt sie sollen nicht gegen ihren Willen verändert werden. Damit das gelingt, braucht es Kommunikation und wertschätzenden Austausch auf Augenhöhe. Wenn dann die erwarteten persönlichen Vorteile auch tatsächlich eintreten, ist das eine Win-Win-Situation für beide Seiten. Über die Nutzer-Akzeptanz des Wissensmanagements (User Adoption) brauchen Sie sich dann keine Sorgen mehr zu machen!
Corona-Lockdown als Challenge
Die Notwendigkeit eines gut implementierten und gelebten Wissensmanagement lässt sich am besten anhand eines aktuellen Beispiels verdeutlich: Alle erinnern sich noch zu gut an das Frühjahr 2020 als zahlreiche Organisationen aufgrund der aktuellen Pandemie ohne Vorankündigung von einem Tag auf den anderen ins Home-Office geschickt wurden. Anfangs hatte die technische Ausstattung mit Hard- und Software sowie die Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit der Belegschaft oberste Priorität. Als sich mit der Zeit alle langsam an die neue Situation gewöhnt hatten, fielen einige Dinge auf – so etwa, dass man sich im Home-Office besser auf konzeptionelles Arbeiten (Deep Work) konzentrieren konnte als im (Großraum-)Büro (vorausgesetzt die häuslichen Rahmenbedingungen dafür stimmten!). Andererseits machte sich mit der Zeit ein Gefühl der Isolation breit, weil man gewissermaßen von vielen wichtigen Informationen abgeschnitten war (man bekam nicht mehr so viel zwischendurch mit), länger nach relevanten Unterlagen suchen musste oder immer mehr den Überblick über Abläufe verlor – vom schmerzlich vermissten Austausch mit anderen Kollegen ganz zu schweigen. Es stellte sich heraus, dass die (beim Management oft verpönten) "unproduktiven" Pausen in der Kaffeeküche als "sozialer Schmierstoff" eine wichtige Funktion hatten und den Laden am Laufen hielten. Das Vorurteil, dass in den Pausen nur über Belangloses oder Privates gequatscht wird, wurde aufgeweicht, weil sich zeigte, dass Pausen auch zum Austausch über Dinge, die einen beruflich beschäftigen, genutzt wird. So bieten gerade diese „unproduktiven“ Phasen die Möglichkeit, sich gegenseitig bei der Problemlösung zu unterstützen – im Büro passiert das quasi nebenbei während man sich im Home-Office eigens dafür Zeit nehmen oder zu einem „Austausch-Termin“ einladen muss.
Im Nachhinein stellte sich heraus, dass jene Unternehmen, deren Mitarbeitende schon länger ihren Arbeitsort frei wählen konnten, mit den neuen Herausforderungen besser zurechtkamen als jene, für die Home Office Neuland war. Denn wer virtuelle Zusammenarbeit zu dem Zeitpunkt bereits gewohnt war, war oft weniger frustriert und zeitgleich motivierter und produktiver. Das lag vor allem daran, dass sie für den Erfahrungsaustausch und Wissenstransfer bereits länger Kollaborations-Plattformen und soziale Netzwerke nutzten und diese besondere Situation somit insgesamt besser bewältigten.
Aus Fehlern der Vergangenheit lernen
Nichtsdestotrotz wird es intern Personen geben, die ihnen entgegenhalten werden, dass Wissensmanagement in den letzten 20 Jahren doch schon ein paar Mal ausprobiert wurde, aber – abgesehen von (leeren) Versprechen – nichts davon übrig blieb. Dass manche Wissensmanagement-Projekte in einigen Organisationen verbrannte Erde hinterlassen haben, kann folgende Ursachen haben:
der Fokus lag ausschließlich auf Technik
der Mensch als wesentlicher Erfolgsfaktor dieses Prozesses wurde nicht beachtet (v.a. nicht durch das Aufzeigen von persönlichen Vorteilen)
Das bedeutet jedoch nicht, dass jedes Wissensmanagement-Konzept unnütz ist. Es geht vielmehr darum, aufzuzeigen, was bei schlampig implementierten WM-Projekten alles schief laufen kann. Mit einer ganzheitlichen Strategie, der aktiven Unterstützung des Top-Managements, einer umfassenden Change-Kommunikation unter Einbindung der Mitarbeitenden (eben einer sinnvollen User Adoption) kann das Potential von Wissensmanagement besser und nachhaltiger ausgeschöpft werden.
Über Rainer Bartl
Rainer Bartl unterstützt in2success in den Bereichen Change Management & Adoption. In den letzten drei Jahrzehnten sammelte er umfangreiche Erfahrungen im Bereich Wissensmanagement und war zuletzt als selbständiger Wissensmanagement-Berater und Coach tätig.