Innovation mithilfe agiler Projektmanagement Methoden



In einer Zeit der Digitalisierung, in der die Konkurrenz nicht weit entfernt ist, wird es umso wichtiger, steifes und klassisches Projektmanagement durch schnelle, agile Frameworks zu ersetzen. Dadurch erhoffen sich Unternehmen einerseits eine schnellere Markteinführung von neuen Produkten und andererseits wesentlich zeitsparendere und flexiblere Abwicklung von Projekten. Nicht nur in der Software Entwicklung konnten mittlerweile agile Projektmanagement Methoden Anklang finden. Die Umsetzung setzt sich fort.

Eine der bekanntesten, agilen Methoden ist Scrum. Dabei steht stets der Kunde mit seinen individuellen Bedürfnissen und Anforderungen im Mittelpunkt und wird nach jeder Phase (=Sprint) mit den Neuerungen vertraut gemacht, um anschließend neues Feedback einzuholen. Dadurch haben Kunde bzw. Auftraggeber die Möglichkeit auch nach der Zieldefinition noch weitere Änderungswünsche anzumerken, die der Product Owner priorisiert und dem Team in die Backlog-Kategorie zuweist (*1). Diese Sprint- und Feedback-Schleifen wiederholen sich, bis jegliche als relevant erachteten Features integriert wurden und ein endgültiges Produkt oder Service zur Verfügung steht. Nicht relevante Features müssen nach Rücksprache des Product Owners nicht umgesetzt werden.

Doch wodurch unterscheiden sich die beiden Ansätze?

Dazu sehen wir uns nochmal die Vorgehensweise bei klassischen Projekten an. Zu Beginn steht die Planung, in der ein Projektumfang (=Scope) definiert und in kleinere Arbeitspakete unterteilt wird. Eine Auflistung der Arbeitspakete mit dem Verantwortlichen entsteht im Projektstrukturplan (=Work-Breakdown-Structure) und geht über in den Projektablaufplan, der die Aufgaben mithilfe einer zeitlichen Schiene visualisiert und die jeweiligen Abhängigkeiten aufzeigt. Das Controlling beschränkt sich im ganzen Projekt auf die zeitgerechte, budgetierte und ressourcenoptimierte Lieferung des zuvor definierten Ergebnisses. Man erkennt relativ einfach die fehlende Flexibilität bei solchen Projekten, da bis zum Projektende die Planung aus der Startphase umgesetzt wird. Unabhängig von Veränderungen im Umfeld oder den geschäftlichen Anforderungen wird das Projekt mit einer „management-as-planned“ Philosophie durchgeführt. Das hat den Hintergrund, dass der Projektleiter sich anhand des Projektmanagement Dreiecks orientiert und sich auch daran misst. Dieses behandelt ausschließlich die drei Faktoren Kosten, Zeit und Umfang des Projektes. Eine mögliche Abweichung, auch wenn sie Vorteile im Projekt hätte, wird deswegen meist vermieden (*2).

Im Gegensatz dazu veranschaulicht die Scrum-Methode regelmäßig in Daily Standups und Sprint Reviews mögliche Veränderungen und Risiken und macht diese für das gesamte Team transparent. Dadurch kann auf mögliche Problemstellungen frühzeitig reagiert und diese korrigiert werden. Das Sprint Retrospective ist ähnlich wie das Daily Standup eine Besprechung, in der die Sprints noch ein weiteres Mal reflektiert werden. Ziel dabei soll sein, dass die Prozesse gegebenenfalls angepasst und die Meinung der Teilnehmer eingeholt werden soll. Leitfragen dafür sind meistens „Was hat im Sprint gut funktioniert?“ beziehungsweise „Was lief im Sprint nicht optimal?“. Die Mitarbeiter machen sich somit eigenständig Gedanken über Verbesserungspotenzial. Durch diesen Continuous Improvement Process zusammen mit dem Continuous Learning Process der Teammitglieder verbessert sich Scrum iterativ (siehe Abbildung 1: Scrum Lifecycle).


Abbildung 1: Scrum Lifecycle

Ein wichtiger Bestandteil dieser Strategie ist ebenso die Rollenverteilung und das Verantwortungsbewusstsein des Teams. Denn Scrum kann nur das volle Potenzial ausschöpfen, wenn das Team sich an feste Strukturen und Abläufe hält, eine freiwillige Verpflichtung der Ausführenden zum Sprint-/Projektziel besteht und sich an die wenigen Regeln, wie zum Beispiel das Daily Standup, gehalten wird. Im ersten Moment klingt das für einige Mitarbeiter autoritär, doch nur dadurch können neue Wege eingeschlagen und alteingesessene Prozesse optimiert werden. Bei einer Einführung von Scrum in die Unternehmenskultur wird deswegen ein neutraler externer Berater als Mentor (=Scrum Master) empfohlen, der das gesamte Team über die Methoden informiert und einschult. Denn essenziell für den Erfolg ist ein Verständnis über die Rollenaufteilung und die konsequente Einhaltung der Scrum-Rollen (*3).

Warum fördert Scrum die Innovation im Unternehmen?

Die Herausforderungen eines jeden Innovationsprojekt bestehen meist aus der eingeschränkten Planbarkeit und einer hohen Unsicherheit. Durch die Umsetzung von Innovationsprojekten mithilfe von Scrum wird genau diesen Faktoren entgegengewirkt. Die Planbarkeit wird lediglich auf den nächsten Sprint bezogen, die Kunden werden bereits in der Phase der Entwicklung involviert, können ihre Bedürfnisse einbringen und die Unsicherheit wird durch regelmäßige Reviews genommen.

Durch Agilität, Flexibilität, Transparenz und der engen Zusammenarbeit bieten sich einige Vorteile, die einen großen Beitrag zum Innovationserfolg beitragen. Einige der vielen Vorteile für den Erfolg in Innovationsprojekten sind (*4):

  • Transparenz: Durch regelmäßige Abstimmungen und die Veranschaulichung des Projektes

  • Enge Kollektivarbeit und Informationsaustausch

  • Durch Informationsstand können Aufgaben anderer übernommen werden

  • Fokus auf die Arbeitsweisen und deren ständige Verbesserung

  • Kundenfokus und Involvieren der Kunden in das Projekt

  • Mitarbeiterzufriedenheit durch aufgeweichte Hierarchien

Ebenso besteht dieses Framework aus einem Continuous Improvement Cycle, der sich selbst reflektiert und Verbesserungen einbringt.

Aber auch mit den bedeutsamen Vorteilen in der genannten Methode, muss einem jeden Anwender bewusst sein, dass Scrum sowohl auf das Einsatzgebiet, als auch auf das Unternehmen individualisiert werden muss. So bestehen beispielsweise bei der Produktentwicklung von Hardware andere Rahmenbedingungen als bei der Softwareentwicklung und auch die Innovationsstrategie beeinflusst die Anwendung.

Fazit:

Durch agile Methoden lassen sich mögliche Problemstellungen und Herausforderungen im Innovationsmanagement beseitigen. Zusätzlich kann durch Scrum die Mitarbeiterzufriedenheit durch die Integration der Mitarbeiter in Entscheidungen, Transparenz und Eigenverantwortung immens gestärkt werden. Unabhängig davon sollte man die Methoden individuell auf die Gegebenheiten im Unternehmen beziehungsweise in der Abteilung anpassen. Dazu kann ein externer Berater, der als Scrum-Master auftritt, die Integration von Scrum entscheidend vereinfachen. Zusammengefasst sollte man sich als Management mit der Vorgehensweise und den Vorteilen von agilen Methoden beschäftigen und diese nicht unterschätzen, da großes Potenzial geboten wird.

Literaturverzeichnis

*4: Hengsberger, Angela. “Agiles Innovationsmanagement mittels Scrum,” October 12, 2018. https://www.lead-innovation.com/blog/agiles-innovationsmanagement-mittels-scrum.

*3: Horstkotte, Jo. Scrum Und Innovation. Chefwissen. epubli, 2014.

*2: Shenhar, Aaron, and Dov Dvir. Reinventing Project Management: The Diamond Approach to Successful Growth and Innovation. Boston, Mass: Harvard Business School Press, 2007.

*1: Sutherland, Jeff. Die Scrum-Revolution: Management mit der bahnbrechenden Methode der erfolgreichsten Unternehmen. Translated by Jan W. Haas. Frankfurt New York: Campus Verlag, 2015.

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