In einer Ära, die von digitalen Innovationen geprägt ist, ist die Einführung neuer Technologien ein entscheidender Schritt, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die Integration von Copilot für alle Microsoft 365 Business- und Enterprise-Tenants verspricht dabei nicht nur effizientere Arbeitsabläufe, sondern auch eine verbesserte Zusammenarbeit. Doch bevor Unternehmen in die Welt der Künstlichen Intelligenz eintauchen, gibt es einige wichtige technische und organisatorische Aspekte zu beachten. Wir haben sie in diesem Blogbeitrag übersichtlich zusammengefasst.
Lizensierung und Entra ID Account
Wie bei allen Microsoft-365-Produkten ist für die Nutzung von Copilot eine entsprechende Lizenzierung erforderlich. Neben einer Basislizenz, wie z. B. Microsoft 365 Enterprise (E3 + E5) oder einer Business Lizenz (Microsoft 365 Standard oder Premium), müssen auch Copilot Add-on Lizenzen (Copilot for Microsoft 365) erworben werden. Zudem benötigt jeder Copilot User einen Microsoft Cloud Account in Microsoft Entra-ID (Azure AD), der zentral für die Zuweisung von Lizenzen und Apps ist.
Copilot Integration mit Microsoft 365 Apps
Microsoft Copilot kann nur auf jene Inhalte zugreifen, die für Anwender freigegeben wurden. Deshalb ist vor der Einführung eine gründliche Datenklassifizierung und Zugriffsprüfung unerlässlich, um die Sicherheit von Daten zu gewährleisten bzw. unerwünschte Datenoffenlegungen zu vermeiden. Hier ein Überblick, wie Copilot in verschiedene Microsoft 365-Apps integriert ist:
OneDrive for Business & SharePoint: Der Zugriff ist nur auf freigegebene Daten möglich, d.h. lokal gespeicherte Daten können nicht analysiert oder bearbeitet werden.
New Outlook Client: Die Co-Pilot Features sind derzeit nur im neuen Outlook Client verfügbar. Diejenigen, die diesen noch nicht ausgerollt haben, können wechseln oder warten bis eine Integration in den klassischen Client erfolgt.
Microsoft Teams: Copilot kann beispielsweise mithilfe des Meeting Transkripts Besprechungen zusammenfassen, Voraussetzung dafür ist eine Anpassung der Meeting-Richtlinie. Für die Transkription von Festnetzanrufen ist eine Teams Phone Lizenz und ggf. ein Calling Plan erforderlich.
Loop & Whiteboard: Für die Nutzung müssen diese Apps im Tenant freigegeben sein.
Sprachpakete, Tenant Konfiguration & Netzwerkverbindungen
Derzeit unterstützt Copilot nur ausgewählte Sprachpakete, wie etwa Chinesisch (vereinfacht), Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Portugiesisch und Spanisch.
Um Copilot überhaupt erst nutzen zu können, muss der Tenant entsprechend konfiguriert werden. Dazu zählt z. B. eine Erweiterung, mit der auch öffentlich zugängliche Quellen über Bing zur Analyse herangezogen werden dürfen. Aktiviert man – wie von Microsoft empfohlen – Copilot auch in Insights, werden automatisiert generische Vorschläge zu relevanten Personen bzw. Dateien erstellt. Allerdings kann man ausgewählt Nutzergruppen auch explizit ausschließen, um oversharing zu vermeiden.
Für eine reibungslose Funktionalität müssen die hosts *.office.com und www.microsoft365.com über die Ports 443 und 80 erreichbar sein.
Organisatorische Voraussetzungen für die Copilot Implementierung: Change Management & User Adoption
Neben den technischen Aspekten muss man bei der KI-Einführung auch organisatorische Aspekte berücksichtigen, wie z. B. ein effektives Change Management bzw. eine umfassende User Adoption. Diese sind für die reibungslose Integration bzw. eine hohe Benutzerakzeptanz das A und O. Dazu zählt beispielsweise die Einbeziehung des Betriebsrats und eine klare Kommunikation mit den Endnutzern z. B. in Form eines Kommunikationskonzepts, das u.a. folgende Punkte enthalten sollte:
Vorabinformationen (z.B. Was ist Copilot? Welchen Mehrwert bietet das Tool?)
Schulungsunterlagen inkl. Fallbeispiele
Newsletter zum Projektfortschritt
Kommunikation der Unternehmensrichtlinien
Flyer oder Floorwalker zur Rollout-Unterstützung
Microsoft stellt in Sachen User Adoption umfangreiche Unterlagen unter https://adoption.microsoft.com/de-de/ zur Verfügung.
Faktencheck: Erwartungshaltung vs. Realität
Erfüllt das einzuführende Tool nicht die Erwartungen der Nutzer, sinkt die Nutzerakzeptanz rapide. Deshalb ist es wichtig zu verstehen, dass Copilot als digitaler Assistent konzipiert ist und keine allumfassende KI darstellt, die vollautomatisch arbeitet. So kann Copilot beispielsweise schnell Informationen zusammentragen und auf Basis dieser Texte erstellen – allerdings liegt die Verantwortung für die Überprüfung der Richtigkeit beim Endnutzer!
Datenmangement und Security
Das Datenmanagement und die Sicherheit spielen bei der Einführung von Copilot eine zentrale Rolle. Um die Integrität und Vertraulichkeit der Unternehmensdaten zu gewährleisten, müssen im Vorfeld daher folgende Aspekte geklärt werden:
Klassifizierung der Daten und Speicherorte
Prüfung und ggf. Modifikation der Zugriffsberechtigungen
Minimierung von externen Freigaben
Risikoabschätzung bei Datenverlust
Einführung von Vertraulichkeits-Labels
Copilot verwendet keine Unternehmensdaten, um seine KI-Modelle zu trainieren, sondern greift dazu lediglich auf öffentlich zugängliche Daten via Bing Extension zu.
Ready for Take-off?
Wie in vielen IT-Projekten bietet eine Pilotphase die Möglichkeit, Probleme frühzeitig zu identifizieren und Anpassungen vor dem unternehmensübergreifenden Roll-Out vorzunehmen. Während dieser Zeit kann man auch Feedback von Benutzern sammeln und diese in die Anpassungen mit einfließen lassen. Dadurch steigert man die Benutzerakzeptanz und verbessert die Kommunikation.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es wichtig ist, gewisse technische und organisatorische Dinge vor der Einführung von Copilot zu berücksichtigen. Unternehmen, die bereits Microsoft 365 und Teams nutzen, haben dafür bereits eine gute technische Grundlage geschaffen. Innovationen, wie Copilot, markieren einen bedeutenden Schritt in Richtung effizienterer Arbeitsabläufe und besserer Zusammenarbeit. Durch eine umfassende Vorbereitung und Einbindung der Mitarbeiter können Unternehmen sicherstellen, dass sie von den Vorteilen dieser neuen Technologie optimal profitieren.