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Wechsel leicht gemacht: Strategien für Ihre Exchange Online Migration


Microsoft Exchange Server ist eine weltweit verbreitete E-Mail- und Kalenderplattform, die in zahlreichen Unternehmen eingesetzt wird. Exchange Online ist die cloudbasierte Version von Exchange, die von Microsoft als Teil von Office 365 angeboten wird. Die Migration von Exchange Server zu Exchange Online ist sowohl für kleine Unternehmen als auch große Organisationen interessant, denn sie bietet signifikante Vorteile, darunter:


  • Kosteneinsparungen durch Reduzierung der Hardware- und Wartungskosten

  • Skalierbarkeit und Flexibilität durch Anpassung der Ressourcen an die Bedürfnisse

  • Sicherheit und Zuverlässigkeit durch automatische Updates und Backups

  • Integration und Zusammenarbeit mit anderen Office 365-Diensten wie Teams, SharePoint oder OneDrive


Allerdings erfordert die Migration von Exchange Server zu Exchange Online auch eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um mögliche Probleme und Ausfallzeiten zu vermeiden. In diesem Blogartikel werden wir die wichtigsten Schritte und Tipps für eine erfolgreiche Migration beschreiben.


Schritt 1: Analyse der aktuellen Exchange-Umgebung


Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie Ihre aktuelle Exchange-Umgebung analysieren und bewerten, um den Umfang und die Anforderungen der Migration zu bestimmen. Dazu gehören:


  • Die Anzahl und Größe der Postfächer, öffentlichen Ordner und Verteilergruppen, die migriert werden sollen

  • Die Version und das Service Pack Level von Exchange Server, die auf den lokalen Servern installiert sind

  • Die Konfiguration und das Design der Netzwerk- und Sicherheitsinfrastruktur, die die Verbindung zwischen den lokalen Servern und der Cloud ermöglicht

  • Die Kompatibilität und Abhängigkeiten von anderen Anwendungen und Diensten, die mit Exchange Server integriert sind

  • Kompatibilität mit Scan-to-Mail und anderen Multifunktionsgeräten

  • Die rechtlichen und regulatorischen Anforderungen, die die Speicherung und Übertragung von Daten beeinflussen können


Diese Analyse hilft Ihnen, die optimale Migrationsstrategie und das passende Migrationswerkzeug für Ihre Situation auszuwählen.


Schritt 2: Auswahl der Migrationsstrategie und des Migrationswerkzeugs


Es gibt verschiedene Migrationsstrategien und -werkzeuge, die Sie verwenden können, um Ihre Daten von Exchange Server zu Exchange Online zu übertragen. Die Wahl hängt von mehreren Faktoren ab, wie z. B.:


  • Der Anzahl und Größe der zu migrierenden Daten

  • Der Zeitrahmen und dem Budget für die Migration

  • Der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten des Migrationspersonals

  • Der gewünschten Kontrolle und Flexibilität über den Migrationsprozess

  • Der Notwendigkeit einer Koexistenz zwischen den lokalen und den cloudbasierten Exchange-Umgebungen


Die gängigsten Migrationsstrategien und -werkzeuge sind:

Strategie

Beschreibung

Vorteile

Nachteile

Hybridmigration

Eine schrittweise Migration der Postfächer und öffentlichen Ordner, während eine Koexistenz zwischen den lokalen und den cloudbasierten Exchange-Umgebungen aufrechterhalten wird.

Hohe Kontrolle und Flexibilität über den Migrationsprozess, Synchronisation der E-Mail-Adresse und Kalenderfreigabe, einfache Umstellung der Nutzer

Hoher technischer Aufwand, längere Migrationsdauer, Notwendigkeit der lokalen Exchange-Server

Cutover-Migration

Eine einmalige Migration aller Postfächer, öffentlicher Ordner und Verteilergruppen in einem einzigen Batch.

Einfache und schnelle Migration, keine Notwendigkeit der lokalen Exchange-Server nach der Migration

Keine Koexistenz, potentielle Ausfallzeiten, manuelle Umstellung der Nutzer

Stufenweise Migration

Eine Migration der Postfächer in mehreren Batches über einen längeren Zeitraum.

Synchronisation der E-Mail-Adresse und der Kalenderfreigabe, langsame Migration

Keine Migration der öffentlichen Ordner und Verteilergruppen, Notwendigkeit der lokalen Exchange-Server, manuelle Umstellung der Nutzer

IMAP-Migration

Eine Migration der E-Mails aus den Postfächern mithilfe des Internet Message Access Protocol (IMAP).

Einfache Migration, keine Notwendigkeit der lokalen Exchange-Server nach der Migration

Keine Migration der Kalender, Kontakte und anderer Daten, keine Koexistenz, manuelle Umstellung der Nutzer

Sie sollten die Strategie und das Werkzeug auswählen, das am besten zu Ihrer Situation und Ihren Anforderungen passt.


Schritt 3: Vorbereitung der lokalen und der cloudbasierten Exchange-Umgebungen


Nachdem Sie Ihre Migrationsstrategie und Ihr Migrationswerkzeug ausgewählt haben, sollten Sie Ihre lokalen und Ihre cloudbasierten Exchange-Umgebungen für die Migration vorbereiten. Dazu gehören:


  • Die Aktualisierung der lokalen Exchange-Server auf die neueste Version und das Service Pack Level, um die Kompatibilität mit Exchange Online zu gewährleisten

  • Die Konfiguration der erforderlichen Rollen und Berechtigungen für das Migrationskonto, das die Migration durchführen wird

  • Die Erstellung und Überprüfung der DNS-Einträge und der Zertifikate, die für die Verbindung zwischen den lokalen Servern und der Cloud benötigt werden

  • Die Erstellung und Konfiguration der Exchange Online-Organisation und der Office 365-Lizenzen, die den Nutzern zugewiesen werden sollen

  • Die Synchronisierung der lokalen Active Directory-Benutzer und -Gruppen mit Azure Active Directory mithilfe von Azure AD Connect

  • Die Prüfung und Behebung von möglichen Konflikten oder Fehlern, die die Migration beeinträchtigen könnten


Diese Schritte helfen Ihnen, Ihre Umgebungen für eine reibungslose und sichere Migration zu optimieren.


Schritt 4: Durchführung der Migration


Nachdem Sie Ihre Umgebungen vorbereitet haben, können Sie mit der eigentlichen Migration beginnen. Dieser Schritt hängt von der gewählten Migrationsstrategie und dem Migrationswerkzeug ab, aber im Allgemeinen beinhaltet er:


  • Die Erstellung und Ausführung von Testbatches und Testmigrationen, um die Funktionalität und Leistung des Migrationsprozesses zu überprüfen

  • Die Steigerung der Batchgrößen und die Deaktivierung des Throttlings bei Microsoft, um die Migrationsgeschwindigkeit zu erhöhen

  • Die Anpassung des Mail-Flows von On-Premise auf Online bei ca. 50% der Migration, um die E-Mail-Kontinuität für die Nutzer zu gewährleisten

  • Die Überwachung und Verwaltung des Migrationsfortschritts und der Migrationsberichte, um mögliche Probleme oder Fehler zu erkennen und zu beheben

  • Die Validierung und Verifizierung der migrierten Daten und Funktionen, um die Genauigkeit und Qualität der Migration zu gewährleisten


Dieser Schritt erfordert eine sorgfältige Planung und Ausführung, um die Migration erfolgreich abzuschließen.


Schritt 5: Nachbereitung der Migration


Nachdem Sie die Migration abgeschlossen haben, sollten Sie einige Nachbereitungsschritte durchführen, um die Nutzererfahrung zu verbessern und die Umstellung auf Exchange Online zu erleichtern. Dazu gehören:


  • Die Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung für die Nutzer, um ihnen zu helfen, sich mit den neuen Funktionen und Diensten von Exchange Online vertraut zu machen

  • Die Aktualisierung und Anpassung der Richtlinien und Verfahren, die sich auf die E-Mail- und Kalenderverwaltung beziehen, um sie an die cloudbasierte Umgebung anzupassen

  • Die Bereinigung und Archivierung der lokalen Exchange-Daten und -Server, um Speicherplatz freizugeben und Kosten zu sparen

  • Die Überprüfung und Optimierung der Leistung und Sicherheit der cloudbasierten Exchange-Umgebung, um potentielle Risiken zu minimieren und die Nutzerzufriedenheit zu maximieren


Diese Schritte hilft Ihnen, den Nutzen und den Wert Ihrer Migration zu maximieren.


Zusammenfassung

Die Migration von Exchange Server zu Exchange Online ist ein komplexer und herausfordernder Prozess, der eine gründliche Planung und Vorbereitung erfordert. Entscheidend für den Erfolg sind die Wahl der passenden Migrationsstrategie und des geeigneten Migrationswerkzeugs, die Vorbereitung sowohl der lokalen als auch der cloudbasierten Exchange-Umgebungen, die Durchführung der Migration und eine umfassende Nachbereitung. Durch diese sorgfältig geplanten Schritte sichern Sie nicht nur eine erfolgreiche Migration, sondern nutzen auch alle Vorteile von Exchange Online, um Ihre E-Mail- und Kalenderplattform effektiv in die Cloud zu überführen.


Ein wichtiger Aspekt, der in diesem Blogartikel nicht behandelt wurde, ist die Sicherheit der E-Mails in der Cloud. Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails vor Bedrohungen wie Spam, Phishing, Malware oder Datenverlust geschützt sind? Welche Tools und Funktionen bietet Exchange Online, um Ihre E-Mail-Sicherheit zu erhöhen? Diese Fragen werden in einem separaten Blogartikel behandelt, den Sie in Kürze auf unserer Website finden können.

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