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Change Management: Die Vorbereitung ist wesentlich




Im Zeitalter der Digitalisierung sind Veränderungen unser täglicher Begleiter. Man sollte also davon ausgehen, dass Unternehmen Veränderungen und deren Management mittlerweile gewohnt sind und erfolgreich Change Vorhaben durchführen. Dennoch liest man in Studien oder Fachmedien immer wieder, dass mehr als die Hälfte aller Change Vorhaben scheitern. Unabhängig von der Frage, ob diese Zahlen exakt stimmen, stellt sich die Frage: Warum gibt es unbestreitbar eine hohe Zahl an Change Vorhaben, die scheitern?


Nehmen wir einmal folgende Situation an: Die Geschäftsführung eines mittelständischen Unternehmens sitzt mit Fachbereichsleitern und IT-Leiter zusammen und entscheidet, dass die Organisation moderner und digitaler werden müsse, um nicht vom Wettbewerb abgehängt zu werden. So weit, so gut. Doch was dann sehr gerne folgt, ist die schnelle Entscheidung für eine umfassende digitale Cloud Lösung, wie etwa Microsoft 365.


In der Hoffnung, Themen wie Zusammenarbeit, Datenablage oder Prozessdigitalisierung mit der Einführung von Microsoft 365 auf einen Schlag abzudecken, wird oft übersehen, dass eine solche Einführung eine massive Veränderung auf die gesamte Organisation darstellt, weil sie zahlreiche Prozesse und Systeme betrifft. In den seltensten Fällen sind Mitarbeitende und interne Strukturen auf eine solche Veränderung vorbereitet, denn sie haben bis dato die Verwendung anderer Lösungen und Prozesse unterstützt. In weiterer Folge passiert oft das, was passieren muss: Die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist gering, es entstehen Blockaden und die Dienste der neuen Lösung werden nicht genutzt. In manchen Fällen entsteht sogar eine Schatten-IT, weil Mitarbeitende eigeninitiativ Fremdsysteme nutzen, die sie aus dem privaten Umfeld kennen.


Eine gute Vorbereitungsphase fördert die Zielerreichung



In unserer fiktiven Situation fehlt ein entscheidender Schritt, der am Ende aber über Erfolg oder Misserfolg der Veränderung entscheiden kann: Eine umfangreiche Vorbereitungsphase. Leider ist diese Phase unserer Erfahrung nach meist jene, die am bereitwilligsten übergangen wird. In der Vorbereitungsphase sollten vor allem zwei Aspekte im Fokus stehen:


  1. Die Definition und Priorisierung der Ziele, die mit der Veränderung überhaupt erreicht werden sollen.

Gemäß dieser Zielformulierung sollte das Veränderungsvorhaben definiert und Schritt für Schritt festgelegt werden. Nur dann lässt sich während des Projekts bzw. im Nachgang feststellen, ob die Ziele noch verfolgt werden bzw. ob sie auch tatsächlich erreicht wurden.

  1. Der zweite Aspekt ist die Analyse der Veränderungsbereitschaft der Organisation.

Denn je höher die Veränderungsbereitschaft, umso weniger Stolpersteine liegen später auf dem Weg der Transformation und umso erfolgreicher werden die Ziele am Ende erreicht. Ziele und Veränderungsbereitschaft gehen also Hand in Hand.


Ist die Veränderungsbereitschaft zum Beispiel mit dem Change Insight von in2success erhoben, kann sie in der Praxis ordentlich gemanagt werden. Das bedeutet, dass Hindernisse ausgeräumt und hemmende Faktoren die notwendige Aufmerksamkeit erhalten, damit sie sich nicht zu Show-Stoppern entwickeln.


Vor allem für Veränderungsvorhaben, die einen umfangreichen Impact auf die Mitarbeitenden haben – wie etwa Digitalisierungsvorhaben – spielt die Vorbereitung und die Analyse der Veränderungsbereitschaft eine wesentliche Rolle. Andernfalls wird schnell an der Organisation vorbei transformiert, indem neue technische Lösungen eingeführt werden, die am Ende aber niemand nutzt.



Lieber den Fehlstart direkt vermeiden


In unserer Geschichte des mittelständischen Unternehmens wird die Geschäftsführung vermutlich erkennen, dass sich die versprochenen Erfolge durch die bloße Einführung von Microsoft 365 nicht einstellen und der Mehrwert für das Unternehmen ausbleibt. Häufig werden dann Change Manager auf den Plan gerufen, die das Projekt und die Belegschaft in die richtigen Bahnen lenken sollen. Manchmal schaffen sie es sogar, Dinge nachzuholen, die zuvor versäumt wurden. Oftmals scheitern diese Projekte dann aber trotzdem, weil die Blockaden der Mitarbeitenden zu groß sind oder das Vorgehen des Change Managers zu kostenintensiv ist. Selbstverständlich gibt es noch eine weitere Reihe an Faktoren, die Change Projekte zum Scheitern bringen können. Allerdings stehen die Vorzeichen für das Gelingen eines Projektes deutlich besser, wenn die Vorbereitungsphase mit Zieldefinition und Analyse der Veränderungsbereitschaft gewissenhaft erfolgt.


Wenn Ihnen auch die Nachhaltigkeit Ihrer Veränderungsvorhaben am Herzen liegt, können wir Ihnen eine ausführliche Vorbereitungsphase mit Unterstützung des Change Insight empfehlen.



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